Vecka 40: Så håller jag koll på siffrorna i mina företag

Jag har drivit företag i snart 20 år, men har aldrig lärt mig tyda en balansrapport. Istället har jag andra rutiner för att hålla koll på företagets ekonomi.

En av de första sakerna jag lärde mig som egenföretagare, när jag började frilansa som fotograf i början av 00-talet, var att saldot på bankkontot var en dålig indikator på företagets ekonomiska läge.

Saldot fluktuerar mycket, beroende på när inbetalningar kommer in och när utbetalningar görs. I början av månaden är saldot lägre, på grund av alla räkningar vi månadsskiftet, men det betyder inte att företaget faktiskt mår sämre den 4 oktober än den 28 september.

Revisorer och redovisningskonsulter verkar tycka att resultatrapporter och en balansrapporter är lösningen på problemet. Jag har lyssnat på dem när de passionerat redogjort för varje aspekt av rapporterna och varför de är så förnämliga.

Och visst, resultatrapporten kan jag se poängen med, och jag kan typ förstå den. Men balansrapporten swischar alltid förbi högt över mitt huvud.

Och framför allt: Det stora problemet med revisorns rapporter är att de visar vad som hände för flera månader sedan. Men hur kommer ekonomin se ut om några månader? Hur ska jag veta om pengarna räcker till löner och hyra om ett halvår?

”Höftad uppskattning om pengar”

Apelöga har vi ett system för det här:

Så fort ett nytt uppdrag kommer in skrivs det upp i ett delat Google Spreadsheet. Där befinner det sig sedan hela vägen fram genom processen – det finns en kolumn rad vardera för planering, fotografering, leverans, och så vidare – tills att fakturan är skickad, då tar vi bort raden.

I en av spalterna har vi rubriken ”Höftad uppskattning om pengar”. (Inte lika fackmannamässigt som ”balansrapport”, jag vet.) I denna kolumn fyller vi i vad uppdraget kommer att generera. Ibland vet vi på förhand exakt vad fakturan kommer att landa på, men ibland är det rätt osäkert. Då får vi höfta.

Kolumnen med ”Höftad uppskattning om pengar” summeras i en cell. Och där har vi främsta indikationen på Apelögas ekonomiska status just nu. En hög siffra visar att goda tider är på väg, och vice versa. Summan brukar ange ungefär vad de två kommande månadernas omsättning kommer att landa på sammanlagt.

Det är aldrig en exakt siffra men ändå en tydlig indikation.

Att manuellt notera varje faktura

För att sedan få exakt koll på hur siffrorna blev till slut, och för att kunna jämföra med föregående år, gör jag så här:

  1. Jag skriver manuellt in alla fakturor, för respektive månad. I olika kolumner noterar jag vilken typ av uppdrag det var – foto, film, bildbyrå, övrigt – för att på så sätt kunna hålla koll på verksamhetens olika delar.
  2. Från revisorns resultatrapport plockar jag tre poster: Summa råvaror och förnödenheter, Summa övriga externa kostnader och ”Summa personalkostnader”. Tillsammans blir dessa tre den totala summan utgifter för den månaden.
  3. I en tabell noterar jag månadens totala omsättning, och totala utgifter. Tabellen räknar ut year-to-date och lite sånt som kan vara bra att veta.

Jag har haft samma process i snart tio år, vilket gör att vi enkelt kan jämföra tex omsättning för filmuppdrag för september 2014 med september 2019.

Och jag veeeeet, detta är väldigt low tech, och dessutom helt onödiga saker att göra. Revisorn har ju redan bokfört allt. Mitt jobb påverkar inte siffrorna.

Som jag ser det handlar det om att ta temperaturen på företaget. Ungefär som när jag tar tempen på mina barn – mätningen påverkar inte huruvida de har feber eller inte, men det ger mig insikt om läget.

Att manuellt skriva in varje faktura vi skickar – uppdragsgivare, summa, uppdragstyp – gör att jag hela tiden har en rätt bra känsla för företaget befinner sig.

Automatiserad bokföring

Med Skandinaviska Shakerkök och Kulladal har vi dock valt en annan väg: Vi använder tjänsten Wint, som är en slags automatiserad bokföring. Bland fördelarna är att man via dess webbgränssnitt kan få koll i realtid på hur siffrorna ser ut just nu.

En annan fördel är kvittohanteringen: Man tar helt enkelt en bild på sitt kvitto med Wints app, och så bokförs den direkt och man får sitt utlägg utbetalat inom några dagar. Automagiskt.

Och nu blir det reklam:
Om du vill testa Wint för ditt företag så får du 1 000 kr rabatt – och jag får en kickback – om du berättar att du blev tipsad av Wint via mig. (Här, under ”Frågor eller övrig information?” anger du hur du blev tipsad.)

Frågor/synpunkter/idéer? Som vanligt: maila mig gärna!

(Nästa vecka kommer ny uppdatering om hur det går med mitt nystartade företag Kulladal, som ska lanseras runt årsskiftet. Närmsta tiden kommer det handla mycket om färger och kulörer, och hur jag kommer att laborera fram Kulladals helt egna färgsättning.)

You may also like

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *