Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe.
– Abraham Lincoln
Hur ska man hinna med allt som behöver göras varje dag?
Jag är förmodligen inte ensam i att tycka att detta är ett ständigt problem. Akuta problem slåss om uppmärksamheten med mer långsiktiga problem. Vilka problem ska hanteras först?
I sådana stunder försöker jag tänka på Lincolns liknelse. Det akuta är att få ner trädet. Men istället för att börja hugga med en slö yxa så är det klokare att vässa den först. Varför? För när första trädet är nerhugget så finns det fler träd som ska huggas ner.
De akuta problemen som måste has hand om upphör aldrig att komma. Och då är det bäst att vara rätt rustad.
Att bygga företag i rätt ordning
Sedan 18 månader tillbaka bygger vi företaget Skandinaviska Shakerkök från grunden. För att få det att växa måste vi, bland annat, göra följande:
1. Vi måste marknadsföra våra produkter, för att nå nya kunder.
2. Vi måste ha processer för produktionen, för att kunna ta hand om de nya kunderna.
Men vi gör punkt 2 före punkt 1. Vilket jag tror att man bör. Men jag tror att många företag gör det i fel, omvänd, ordning.
För det är frestande att börja med marknadsföringen. Det känns mest intuitivt. Och marknadsföring är roligt att jobba med.
Så, först marknadsför de sina produkter, och sedan när det kommer efterfrågan så försöker de lösa produktionsproblematiken. Följden blir att drömmen – att ha massor av kunder – vänds till en mardröm när de inte hinner leverera.
De har en slö yxa och massor av träd som måste huggas ner innan lunch.
Det är så de många företag dör. Att starta ett företag är lätt, men att få det att växa är en konst.
Automatisera mera!
Vi har medvetet vänt på ordningen. Vi marknadsför ganska blygsamt – mycket långsammare än vad vi borde ha gjort om målet är att få många kunder. Men målet för oss är inte att maximera antalet kunder nu. Målet är att ha många nöjda kunder om ett år. Och om tio år.
Därför har vi senaste tiden lagt mycket tid på våra processer. Sexigt va?
Jag bloggade tidigare i år om hur vi samlar in leads (potentiella kunder) via webannonsering. Att ha leads är bra, men att ta hand om leads tar tid.
Vi har fram till nyligen hanterat alla leads manuellt: Vi har mailat uppföljningar och antecknat i ett enkelt CRM-system (läs: Google Spreadsheet…).
Men när vi insåg att denna manuella leadhantering tog tid och fokus från de heta kunderna, de som verkligen behöver handhållning för att slutföra sin köksbeställning, så började vi automatisera leadprocessen.
Jag har en vän, Martin, som är begåvad kodare, och han gillar att bygga robotar. Han gör det bättre än jag kunde föreställa mig.
Roboten gör nu lead-hanterings-jobbet åt oss. Den håller koll på alla nya leads som kommer in, och beroende på kundens väg in till oss så anpassas uppföljningsmailet som roboten skickar.
Och plötsligt har vi frigjort massor av tid.
Jobba utan att få betalt
I min andra bransch, fotobranschen, är uppdragen ofta rätt straight forward: Man får ett uppdrag, man utför uppdraget, och sedan får man betalt. Jobb på spekulation är relativt ovanligt.
I köksbranschen är det tvärt om. Spekjobb är snarare regel än undantag, eftersom processen ser ut så här:
1. En intresserad kund hör av sig.
2. Köksleverantören ritar flera olika förslag åt kunden.
3. Det skickas hundratals mail fram och tillbaka, och det blir fler möten och telefonsamtal.
4. Endast i sällsynta fall lägger kunden en beställning. I de flesta fall blir det ingen affär, och säljaren jobbat utan att få betalt.
Det är en lurig rävsax, för säljarens fokus hamnar fel. Istället för att ta hand om kunderna som faktiskt vill köpa, så läggs det mesta av tiden på kunder som aldrig kommer till skott. Följden kan bli att de som verkligen är intresserade inte får den uppmärksamhet som de förtjänar. Vilket kan leda till att de hoppar av affären.
En ond cirkel.
Vår lösning i Skandinaviska Shakerkök har varit att implementera ett ritverktyg som finns på vår hemsida. Det låter som en rätt självklar grej, men faktum är att de flesta köksleverantörer inte har ett digitalt ritverktyg online. Och de som har det, till exempel Ikea, har ett ritprogram som känns som en relik från 1998.
Så, de flesta av våra leads börjar nu själva rita sin kök med vårt program. Vi hör inte av dem förrän de börjar närma sig avslut. Och eftersom vi frigjort tid så har vi nu gott om tid att ta hand om dem.
Automatiserad orderhantering
Nästa steg för oss är att automatisera orderhanteringen. Hittills har vi haft en rätt blygsam orderingång – när vi summerar året har vi landat på två-tre kök per månad, vilket resulterar i en omsättning på runt 3 miljoner kronor.
Med så få ordrar har vi haft tid att lägga mycket manuellt arbete på varje order.
Men det kommer inte vara hållbart i längden. Förr eller senare måste vi hantera en order om dagen, och varje order innehåller hundratals små detaljer. Att hantera allt manuellt kommer garanterat leda till massor av (dyra) misstag.
Alltså, för att undvika fel och för att spara tid i framtiden, så håller vi nu på att automatisera också denna process. Rent konkret innebär det att vi dels vidareutvecklar ritprogrammet så att detta kan ta hand om alla detaljer i varje order. Dels bygger robot-Martin en process för att exportera ut all data från ritprogrammet för att kunna skapa orderbekräftelser och underlag till snickerierna.
Automation är så vackert!
När den här delen av automationen är klar så kommer varje order bara kräva några minuter, istället för timmar. Då, men inte förr, är det läge att öppna marknadsföringskranarna. Då är vi reda att ta hand om större volymer av kunder.
Hur den marknadsföringen kommer se ut kommer jag skriva om framöver här i bloggen.
___
Tips på fortsatt läsning
Om du liksom jag gillar böcker, så kommer här tre tips som ger fördjupade insikter kring hur man bygger företag på ett långsiktigt sätt:
The E-Myth Revisited: Why Most Small Businesses Don’t Work and What to Do About It beskriver vägen från ensamföretagare till entreprenör.
Min stora takeaway är distinktionen mellan “working in the business” och “working on the business”. Det förstnämnda är det vardagliga arbetet (att hugga ner träd) som gör att man aldrig kan växa, för att man helt enkelt inte har tid. Därför måste man ta sig tid att jobba on the business (att vässa yxan).
Perennial Seller: The Art of Making and Marketing Work that Lasts är skriven av Ryan Holiday, som är nån slags übermänniska – han har skrivit åtta böcker på sex år, och han är bara 31 år gammal. Och alla hans böcker är, utan undantag, väldigt bra också. Knäckande.
Hursomhelst, den här boken handlar om vikten av att vara långsiktig. I boken berättas till exempel om Google, som tog det lugnt med marknadsföringen under de första åren. Anledningen var att de hela tiden byggde och förbättrade sin produkt. Och följaktligen brydde de sig inte om om det dröjde innan användarna anslöt, eftersom produkten skulle vara bättre imorgon än vad den var idag.
Efter att ha läst den boken blev jag mer övertygad om att det rätta sättet att bygga företag är att ha blicken fäst vid horisonten, istället för att drunkna i alla akuta vardagsproblem. (Lättare sagt än gjort dock).
Shoe Dog: A Memoir by the Creator of Nike
Jag sparade det bästa till sist, för om det är någon bok du ska läsa så är det denna. Det är en fantastisk historia om, och av, Nike’s grundare Phil Knight.
Historien tar sin början under en joggingtur i början av 60-talet när Phil bestämmer sig för att testa en idé han haft ett tag: Att importera japanska löparskor.
Därifrån är det sedan en fascinerande resa från skoförsäljning ur bakluckan av en bil till ett miljardimperium. En otroligt välskriven bok. Den är underhållande och inspirerande, särskilt om man gillar entreprenörskap (eller löpning, eller skor, eller bara gillar en bra berättelse).
Det enda jag inte gillar med boken är att den tog slut.
