7 tekniker att hantera en jobbig kund

Som företagare måste man oundvikligen handskas med kunder. Ofta är det kul och stimulerande, men ibland när något går fel kan en kundrelation bli en mardröm. Häromveckan berättade jag en historia om en kund som höll på att bli mitt nya företags fall.

Kort sammanfattning:
Kunden hade köpt kök av oss.
Efter några månader hade delar av köket slagit sig, på grund av extrem luftfuktighet.
Kunden var missnöjd.
Jag svarade med att säga att det var kundens eget fel.
Kunden blev ännu mer missnöjd.
Vi tog på oss ansvaret och lyckades lösa problemet med hjälp av händiga snickare.
Slutet gott, typ. Läs hela historien här.

Sedan dess har jag funderat mycket på hur jag bör hantera ”jobbiga” kunder. Vad är viktigt att tänka på, så att jag inte riskerar att förvandla en smått missnöjd kund till en katastrof?

Jag har kommit fram till sju olika sätt.

1. Sätt dig in i kundens situation

Har du någon gång själv varit en missnöjd kund, och klagat till den du köpt varan/tjänsten av, bara för att mötas av oförståelse? Du kanske rent av blev misstänkliggjord själv? ”Det är ditt eget fel att det inte fungerar som det är tänkt!”

Det har hänt mig flera gånger, och varje gång det händer svär jag på att aldrig hantera mina egna kunder så. Dock, när den missnöjda kunden hörde av sig så var det ändå det jag gjorde: Jag skyllde på kunden, sa att det var deras eget fel och deras ansvar att lösa det.

Rätt eller inte, så tror jag nu mer på att istället möta kunden, och ta ansvar för den uppkomna situationen. Även om det är ”kundens fel” så finns det alltid saker jag kunde ha gjort bättre för att förebygga felet.

Man kommer rätt långt genom att visa empati.

2. Prata med en partner!

I början av 2000-talet var jag ensamföretagare i sju år, men vill aldrig vara det igen. För när kniviga problem inträffar blir det för tungt att hålla i själv. Bara genom att ha en kollega att prata med så blir det lättare.

Orosmolnen ter sig plötsligt inte lika mörka, och man kan börja se problemet ur fler synvinklar, och hitta nya lösningar.

3. Analysera vad du känner!

Ett enkelt trick är att försöka backa ett steg bort från sig själv, och reflektera över sina känslor. Ofta räcker det att lägga märke till känslorna för att få distans till dem – man upplever inte stressen lika starkt om man samtidigt reflekterar över hur stressen känns.

Viktor Frankl, som överlevde tre koncentrationsläger, berättar i sin berömda bok om hur denna teknik hjälpte honom att hantera lägertillvarons vedermödor. Han berättade om hur smärtan gjorde mindre ont om han reflekterade över den, istället för att bara uppleva den.

4. Förändra det du kan, strunta i det andra

Jag gillar AA:s sinnesrobön, som går:
Ge mig sinnesro att acceptera det jag inte kan förändra,
mod att förändra det jag kan
och förstånd att inse skillnaden. 

I fallet med den missnöjda kökskunden så kunde jag påverka de faktiska åtgärderna vi vidtog, men jag kunde inte riktigt påverka hur slutresultatet skulle bli. Kundens reaktion är upp till kunden. Jag kunde bara göra mitt bästa, och sedan hoppas att det skulle räcka. Vilket det gjorde, den här gången.

5. Skilj på vad som hänt, och din känslomässiga reaktion

Den här missnöjda kunden framkallade en hel del stress, ångest och hög puls hos mig. Kroppens naturliga svar på dessa känslor är fight-or-flight. Men behöver inte vara Einstein för att inse att varken att fajtas eller fly är ett bra alternativ om man ska handskas med en missnöjd kund.

Om man reagerar utifrån sina känslor så löser man inte problemet.. Istället riskerar man att göra kunden ännu argare.

Så, försök bortse från känslorna, och se vad som egentligen måste fixas. I mitt fall var det några träskivor som behövde bytas ut. När det är gjort kommer det kännas bättre igen.

6. Bli en robot!

Detta är mitt favoritknep: Jag föreställer mig att jag är en robot.

För när jag väl insett vad som måste göras, så handlar det om att faktiskt göra det. Det är mekanik. Rörelser som ska utföras. Telefonsamtal som ska ringas, mail som ska skrivas, och så vidare.

I robot-mode kan jag göra det som behöver göras, utan att spendera för mycket emotionell energi på att älta. Efter att handlingarna är utförda så är problemet närmare sin lösning.

7. Vad kunde du gjort bättre?

Jag har två standardfrågor som jag ställer till själv, och till kollegor, efter ett avslutat uppdrag:
Vad gjorde vi bra?
och
Vad kunde vi göra bättre?

Jag är noga med att inte fråga ”Vad gjorde vi dåligt?”, som riskerar att skapa negativa och destruktiva tankebanor. Hellre hålla det positivt och se möjligheterna framåt. Det som har hänt har hänt. Det är klyschigt men sant.

I den här historien kunde jag gjort en hel del bättre. Vilket är en insikt som gjort att jag växt en smula.

—-

Det här inlägget heter visserligen ”7 tekniker att hantera en jobbig kund” som som du ser handlar det inte om kunden. Det handlar om dig. Det är dig du måste lära dig att hantera. Det tror jag är bästa förutsättningen för att få nöjda kunder.

Hur brukar du göra när du måste ta hand en missnöjd kund?

You may also like

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *