Tidigare i vintras:
Jag kände tydligt att något var fel. Dels kunde jag se i mina siffror att resultatet pekade åt fel håll – vi hade växt i antal medarbetare, men inte i antalet avslutade affärer. Dels hörde jag från personalen att det var hög stress.
Det borde väl vara tvärtom? Färre kunder borde leda till mindre stress, inte mer, eller?
Då var jag nära att direkt kasta mig in i lösnings-läge och försöka fixa allt, eftersom det är det jag brukar göra. Entreprenör-superhjälte-syndromet.
Men jag hejdade mig, och beslutade mig istället för att gräva. Vad handlade den här stressen om egentligen? Var skaver det?
Jag bokade in intervjuer med alla våra fem köksdesigners, a k a säljare, för att lyssna och försöka förstå.
Nu hade jag stor hjälp av AI, närmare bestämt Claude. Jag använde Claude till att dels analysera mina siffror, dels att formulera frågor till intervjuerna. Sedan använde jag ett annat AI-verktyg (Vomo) för att transkribera ljudfilerna från intervjuerna, och sedan Claude igen för att analysera alla svar.
Jag åkte till Berlin några dagar för att sätta mig med materialet. Claude var min följeslagare. Jag ställde frågor, testade hypoteser, och bad om olika korsanalyser från intervjuerna. Claude levererade svar. Och sammanställde listor med ”De 15 största problemen i vår nuvarande process” (rangordnad efter hur allvarligt problemet var) och en med ”Säljarnas bästa trix och hacks”. Med mera.
Det var här jag insåg hur bra Claude är på att tolka stora mängder text. En fantastisk, outtröttlig assistent och multiplikator. Jag hade i teorin kunnat göra allt jobb själv, men vilken tid det skulle ha tagit!
Men jag såg också AI:s begränsningar: När jag bad om en handlingsplan framåt blev det generiskt och helt utan fingertoppskänsla. (Men vem vet, om ett år eller två har kanske AI-verktygen blivit så mycket bättre att de fixar den typen av uppgifter också.)
Hemma igen följde jag upp med ett par workshops med ett par kollegor, där vi pratade igenom resultatet.
Hursomhelst. Det som kommit fram i intervjuerna, och i AI-analyserna, var att vår kundprocess växt sig till ett monster. I takt med att vi adderat nya produkter, och fler medarbetare, hade arbetsprocessen blivit ett lapptäcke med osammanhängande delar. Otydliga gränser. Det är förstås där känslan av stress ligger: Inte i att det är för mycket att göra, utan för att det är otydligt vad som förväntas i de olika stegen.
Så, nu sätter jag ihop en playbook för hur vi ska bedriva vårt köksdesign/säljarbete framöver. Det blir en del tweakar i processerna. Förtydliganden. Gränsdragningar. Några nya verktyg (förbättringar i vårt IT-system), med mera.
Playbooken skriver nästan sig själv, tack vare underlaget – intervjuerna, analyserna, sammanfattningarna, mötena med kollegorna. Jag är glad för att jag tog mig tiden att gräva, istället för att direkt försöka hitta lösningar (som förmodligen inte hade varit hälften så bra som de vi hittat nu).
